W przypadku zespołów szkół i placówek niepublicznych, w których funkcjonują szkoły, które do ewidencji wpisują różne jst (np. gimnazjum-gmina a liceum-powiat), baza danych oświatowych powinna być przesłana do tej jednostki samorządu terytorialnego, który jest organem wpisującym do ewidencji dla szkoły wyższego szczebla kształcenia (w podanym przykładzie - do powiatu). Należy jednocześnie poinformować tą drugą jednostkę samorządu terytorialnego, że baza danych oświatowych gimnazjum została przekazana do scalenia do powiatu w bazie danych zespołu szkół. Analogicznie należy postąpić, jeżeli w zespole szkół publicznych funkcjonują szkoły prowadzone przez dwie różne jednostki samorządu terytorialnego